【職業】如何讓工作更有效率?7個需要養成的好習慣 | 中國報 China Press

【職業】如何讓工作更有效率?7個需要養成的好習慣

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上班族一天工作八小時,為何有的人可以早下班,有的人卻要每天加班?事實上,若能養成有效分配時間的習慣,工作執行度將會大大提高。

(圖片來源:摘自網路)

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1.前一天列出待辦事項

每日睡覺前,最好養成規劃明日待辦事項的小習慣,不管是記在筆記本或手機上都可以,重點是要讓自己一大早抵達辦公室時,能明確知道要優先處理哪些工作,而不是當天才在匆匆思考要做什麼,等你規劃好,可能早上精華時間就過了一半。

(圖片來源:摘自網路)

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  2. 暫時切斷社群網站

很多人早上一開電腦,就是先看Facebook好友動態、Instagram留言或是用Line與朋友聊天,不知不覺就浪費了半小時,等到要開始工作時,可能又要再花十幾分鐘才能完全進入工作狀態,如果上班時能切斷瀏覽社群網站的慾念,就能爭取更多時間把工作完成。

(圖片來源:摘自網路)

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3. 設定一段不被別人打擾的時間

秘書很多時候常要應付來自各方的電話、信件與邀約,完全沒有個人完整時間可以好好處理工作,使得工作執行度很零碎、片段,建議每天可以設定一至兩個小時不受任何人打擾的時段,至某間會議室專心處理重要事項,將能加快工作效率。

(圖片來源:摘自網路)

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4. 睡個好覺

有很多企業家為了要充分運用所有的時間,所以每天都會工作到很晚,然後早上很早起床。不過這樣的行為只會讓效率降低。哈佛醫學院 (Harvard Medical School) 就有研究指出睡眠不足會造成短暫地失去注意力,及不能執行更複雜的功能。如果睡眠嚴重不足的話,這些副作用可能還會持續好幾天。

除此之外,如果睡不好的話,可能還會產生健康問題,像是心臟病、糖尿病和肥胖症等等。所以如果要維持一定的效率的話,每天都需要睡6到8小時!

(圖片來源:摘自網路)

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5. 減少與同事聊天的時間

每到下午,總會有同事到茶水間聊八卦、講是非,身為秘書的你,最好遠離跟人說長道短的場合,一來明哲保身,避免身陷謠言無法自拔,二來拒絕聊天所省下的時間,可用來完成更重要的工作,以提早達成目標,讓主管對你另眼相看。

(圖片來源:摘自網路)

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6. 設定工作SOP

不管是再小的工作,都要檢視是否有更快完成的方法,接著把它設定成標準作業流程,以後遇到相似的任務可以直接按照程序執行,減少思考規劃的時間,另一方面,加速行政作業流程,也能體現秘書在這份工作上的價值,未來才有談加薪的籌碼。

(圖片來源:摘自網路)

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7. 不參加不必要的會議

會議通常都是有益且有必要的,但是如果內容相當冗長,反而會變成在浪費時間。我們往往會發現有些超過一小時的會議,它的內容其實根本可以壓縮到一小時以內;或是有些會議沒有參加的必要性,只要看會議記錄就可以了。

因此,我們要小心決定要參加的會議,看看這些會議是不是有其必要性,這樣才能多出時間做更重要的事。

 

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