【职业】如何让工作更有效率?7个需要养成的好习惯 | 中国报 China Press

【职业】如何让工作更有效率?7个需要养成的好习惯

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上班族一天工作八小时,为何有的人可以早下班,有的人却要每天加班?事实上,若能养成有效分配时间的习惯,工作执行度将会大大提高。

(图片来源:摘自网路)

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1.前一天列出待办事项

每日睡觉前,最好养成规划明日待办事项的小习惯,不管是记在笔记本或手机上都可以,重点是要让自己一大早抵达办公室时,能明确知道要优先处理哪些工作,而不是当天才在匆匆思考要做什么,等你规划好,可能早上精华时间就过了一半。

(图片来源:摘自网路)

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  2. 暂时切断社群网站

很多人早上一开电脑,就是先看Facebook好友动态、Instagram留言或是用Line与朋友聊天,不知不觉就浪费了半小时,等到要开始工作时,可能又要再花十几分钟才能完全进入工作状态,如果上班时能切断浏览社群网站的欲念,就能争取更多时间把工作完成。

(图片来源:摘自网路)

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3. 设定一段不被别人打扰的时间

秘书很多时候常要应付来自各方的电话、信件与邀约,完全没有个人完整时间可以好好处理工作,使得工作执行度很零碎、片段,建议每天可以设定一至两个小时不受任何人打扰的时段,至某间会议室专心处理重要事项,将能加快工作效率。

(图片来源:摘自网路)

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4. 睡个好觉

有很多企业家为了要充分运用所有的时间,所以每天都会工作到很晚,然后早上很早起床。不过这样的行为只会让效率降低。哈佛医学院 (Harvard Medical School) 就有研究指出睡眠不足会造成短暂地失去注意力,及不能执行更复杂的功能。如果睡眠严重不足的话,这些副作用可能还会持续好几天。

除此之外,如果睡不好的话,可能还会产生健康问题,像是心脏病、糖尿病和肥胖症等等。所以如果要维持一定的效率的话,每天都需要睡6到8小时!

(图片来源:摘自网路)

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5. 减少与同事聊天的时间

每到下午,总会有同事到茶水间聊八卦、讲是非,身为秘书的你,最好远离跟人说长道短的场合,一来明哲保身,避免身陷谣言无法自拔,二来拒绝聊天所省下的时间,可用来完成更重要的工作,以提早达成目标,让主管对你另眼相看。

(图片来源:摘自网路)

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6. 设定工作SOP

不管是再小的工作,都要检视是否有更快完成的方法,接着把它设定成标准作业流程,以后遇到相似的任务可以直接按照程序执行,减少思考规划的时间,另一方面,加速行政作业流程,也能体现秘书在这份工作上的价值,未来才有谈加薪的筹码。

(图片来源:摘自网路)

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7. 不参加不必要的会议

会议通常都是有益且有必要的,但是如果内容相当冗长,反而会变成在浪费时间。我们往往会发现有些超过一小时的会议,它的内容其实根本可以压缩到一小时以内;或是有些会议没有参加的必要性,只要看会议记录就可以了。

因此,我们要小心决定要参加的会议,看看这些会议是不是有其必要性,这样才能多出时间做更重要的事。

 

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