7個高效能會議習慣 擺脫失焦又累人的「聊天會」 | 中國報 ChinaPress

7個高效能會議習慣 擺脫失焦又累人的「聊天會」

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1. 列出這一次要確認的重點問題清單
會議有時候會不小心失焦,大家天南地北的聊起天,或是想到什麼討論什麼,最後離題而拖長不必要的討論時間。有時候會議會有議程,但有時候沒有。無論如何,出席會議之前先列出這一次想討論的重點清單,以及想確認的問題清單。所謂「重點問題清單」,不是報告資料,而是裡面真正需要釐清的問題和重點是什麼?

無論你是不是會議主導者都需要這份清單。如果你是主導者,有了重點問題清單,就能知道什麼時候離題,可以把會議拉回討論主軸。如果你只是報告者,有了重點問題清單,能知道如何簡潔扼要的說明,並且知道大家應該花時間在哪些重點上討論。

2. 排出重點問題清單的討論邏輯
會議有時候會卡在一些關鍵問題,結果陷入無解的討論迴圈。會議有時候讓人覺得很混亂,最後好像討論了很多,但心中對專案的整體架構卻還是很茫然。在列出重點問題清單後,先排列出要怎麼討論這些重點、問題的順序與流程?用邏輯重新整理一次,先確認簡單的、要先確認的問題,然後才慢慢引導到困難的討論。

先問自己,這些重點與問題要怎麼依序提出,對方會被你說服嗎?這樣的可以讓對方會議過程中,更容易對你建立信心,並且困難問題也會從簡單開始,逐步拆解,這樣整個會議過程都會更加順暢。

3. 確認自己對問題的解答與底線
有時當會議討論到關鍵問題,但是大家都不確定解答是什麼,不確定能不能這樣做,於是不能做出決定,可是又在討論上無限迴圈。先想好自己對這些問題的可能答案,或是對這些問題你的最後底線是什麼。如果底線不是你能決定的,在會議前先去問可以做決定的主管,然後才去跟客戶開會。

此外,可以先問自己,這個問題如果大家沒有更好答案時,你的目前最好答案是什麼?這個問題如果對方提出要求時,你又可以答應的最後底線是什麼?當你準備好自己的答案,就能在會議時明快地給出回應,有意外時也能自在的應變、調整甚至推翻。

4. 一開始就先說明會議的待辦清單
尤其是一些企劃構思會議時,大家抱持着聊聊看的想法,但會議也很容易就變成真正的聊聊看,最後卻無法拉回需要的結論。在會議一開始時,如果可以的話,先跟客戶、出席者,說明這次會議要討論的逐項重點與問題是什麼。

列明今天會議想要逐步討論這幾項問題,然後最後要確認什麼結論?只需要一個很簡單,可能不超過一分鐘的說明,但這個簡單動作有兩個效果。雖然會議中不一定能阻止喜愛天南地北聊天的人,但起碼有個名正言順的理由可以拉回討論,例如「讓我們先回到我剛剛說的下一項重點」,大家心中也有個底,容易接受被打斷。並且這樣可以有效先暫緩抱持着疑惑的人,防止他們太快提出現在還不能解決的問題討論,這會讓會議失速失焦。讓他們知道等一下會討論到那個問題,而現在先解決這個問題。

5. 事先做好會議筆記
當然,大家開會時都會做筆記。但可能就沒有在「開會前」先做好會議筆記。其實可以把自己要討論的問題清單、解答與想法,都先做好筆記,然後才去開會。那麼會議時要做什麼筆記呢?會議筆記主要在記錄:接下來要做什麼應變,下一個接續討論的問題要不要調整?因為基本的重點問題與答案,可能會議前都做好筆記了。

這時候會議中的筆記其實主要聚焦在讓接下來的會議更加高效率的方法,聽到對方提到什麼事情,接下來你應該要提出什麼回應或詢問?接下來要怎麼調整流程會讓討論更順暢?

6. 最後確認一次所有結論
當會議結束,大家對於這次會議其實已經討論了後面,忘了前面。這時候重新說明一次每個問題的結論,不用超過一分鐘,但可以有很多好處。說明一次會議結論,讓大家確認是不是每個結論都沒問題,也讓大家快速對這次會議有了整體概念。當然,最好能在會議後,立刻把這次結論 email 給大家一份。

7. 討論接下來每個人的下一步行動
一次會議可能討論了一整個專案的流程,對每個人來說都是長期而龐大的工作,但這樣的會議回去後,不一定能立刻推動專案的進行。所以除了討論專案,也需商討每個人會議結束後應該做些什麼行動,各自負責的工作範圍以及下次會議需要報備的事物。

*圖片來源: rawpixel
*資料來源:Cheers 網站
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