7个高效能会议习惯 摆脱失焦又累人的「聊天会」

1. 列出这一次要确认的重点问题清单

会议有时候会不小心失焦,大家天南地北的聊起天,或是想到什么讨论什么,最后离题而拖长不必要的讨论时间。有时候会议会有议程,但有时候没有。无论如何,出席会议之前先列出这一次想讨论的重点清单,以及想确认的问题清单。所谓「重点问题清单」,不是报告资料,而是里面真正需要厘清的问题和重点是什么?

无论你是不是会议主导者都需要这份清单。如果你是主导者,有了重点问题清单,就能知道什么时候离题,可以把会议拉回讨论主轴。如果你只是报告者,有了重点问题清单,能知道如何简洁扼要的说明,并且知道大家应该花时间在哪些重点上讨论。

2. 排出重点问题清单的讨论逻辑

会议有时候会卡在一些关键问题,结果陷入无解的讨论回圈。会议有时候让人觉得很混乱,最后好像讨论了很多,但心中对专案的整体架构却还是很茫然。在列出重点问题清单后,先排列出要怎么讨论这些重点、问题的顺序与流程?用逻辑重新整理一次,先确认简单的、要先确认的问题,然后才慢慢引导到困难的讨论。

先问自己,这些重点与问题要怎么依序提出,对方会被你说服嗎?这样的可以让对方会议过程中,更容易对你建立信心,并且困难问题也会从简单开始,逐步拆解,这样整个会议过程都会更加顺畅。

3. 确认自己对问题的解答与底线

有时当会议讨论到关键问题,但是大家都不确定解答是什么,不确定能不能这样做,于是不能做出决定,可是又在讨论上无限回圈。先想好自己对这些问题的可能答案,或是对这些问题你的最后底线是什么。如果底线不是你能决定的,在会议前先去问可以做决定的主管,然后才去跟客户开会。

此外,可以先问自己,这个问题如果大家没有更好答案时,你的目前最好答案是什么?这个问题如果对方提出要求时,你又可以答应的最后底线是什么?当你准备好自己的答案,就能在会议时明快地给出回应,有意外时也能自在的应变、调整甚至推翻。

4. 一开始就先说明会议的待办清单

尤其是一些企划构思会议时,大家抱持着聊聊看的想法,但会议也很容易就变成真正的聊聊看,最后却无法拉回需要的结论。在会议一开始时,如果可以的话,先跟客户、出席者,说明这次会议要讨论的逐项重点与问题是什么。

列明今天会议想要逐步讨论这几项问题,然后最后要确认什么结论?只需要一个很简单,可能不超过一分钟的说明,但这个简单动作有两个效果。虽然会议中不一定能阻止喜爱天南地北聊天的人,但起码有个名正言顺的理由可以拉回讨论,例如「让我们先回到我刚刚说的下一项重点」,大家心中也有个底,容易接受被打断。并且这样可以有效先暂缓抱持着疑惑的人,防止他们太快提出现在还不能解决的问题讨论,这会让会议失速失焦。让他们知道等一下会讨论到那个问题,而现在先解决这个问题。

5. 事先做好会议笔记

当然,大家开会时都会做笔记。但可能就没有在「开会前」先做好会议笔记。其实可以把自己要讨论的问题清单、解答与想法,都先做好笔记,然后才去开会。那么会议时要做什么笔记呢?会议笔记主要在记录:接下来要做什么应变,下一个接续讨论的问题要不要调整?因为基本的重点问题与答案,可能会议前都做好笔记了。

这时候会议中的笔记其实主要聚焦在让接下来的会议更加高效率的方法,听到对方提到什么事情,接下来你应该要提出什么回应或询问?接下来要怎么调整流程会让讨论更顺畅?

6. 最后确认一次所有结论

当会议结束,大家对于这次会议其实已经讨论了后面,忘了前面。这时候重新说明一次每个问题的结论,不用超过一分钟,但可以有很多好处。说明一次会议结论,让大家确认是不是每个结论都没问题,也让大家快速对这次会议有了整体概念。当然,最好能在会议后,立刻把这次结论 email 给大家一份。

7. 讨论接下来每个人的下一步行动

一次会议可能讨论了一整个专案的流程,对每个人来说都是长期而庞大的工作,但这样的会议回去后,不一定能立刻推动专案的进行。所以除了讨论专案,也需商讨每个人会议结束后应该做些什么行动,各自负责的工作范围以及下次会议需要报备的事物。

*图片来源: rawpixel

*资料来源:Cheers 网站

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