轻松写出专业out of office message | 中国报 China Press
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轻松写出专业out of office message

Capture轻松写出专业out of office message

很多专业人士特别是在外商工作的人,离开办公室一段时间,像请假或休假之类的,都习惯用out of office message。这样的message原来是专业体贴的一种表现,但如果犯了些小错误,反而会留下坏印象。来看看以下一封邮件自动回复信件内容:

“I’m taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to….. Thank you.”

(我正在休假,要去南非,如果有急事可联络我秘书,如果不那么急就把邮件传到我另一个信箱。谢谢)

这个讯息的问题是:

(1) 说了太私人的讯息,例如compensation leave (补休) 或 South Africa (南非) 这类与公事无关的事不需要在邮件中透露。

(2) if it is urgent/non-urgent语意含糊,这it指的到底为何,让人摸不着头绪?

 

写专业的out-of-office message其实不难,只要记这三个步骤:

第1步:礼貌招呼

– Thank you for your email. 谢谢来信。

– Thank you for your message. 谢谢你的讯息。

– You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件给Jason Wang。

 

第2步:告知不在,何时回来,有急事怎么办

– I am currently out of the office with limited access to email. 我目前不在,不方便使用邮件。

– I will be back on Nov. 25, 2015. Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO]. 我将于2015年11月25日回来。有急事请找陈小姐,她的邮件是[OOO]。

– Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.因国定假日我们公司今天不上班,我明天进办公室会尽快回复您的讯息。

 

第3步:结尾(简单的sign off

– Regards, (your name)

– Kind regards, (your name)

– Thank you for your message. Best regards, (your name)

 

*图片来源: rawpixel
*资料来源:世界公民文化中心网站
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