輕鬆寫出專業out of office message | 中國報 ChinaPress

輕鬆寫出專業out of office message

Capture輕鬆寫出專業out of office message

很多專業人士特別是在外商工作的人,離開辦公室一段時間,像請假或休假之類的,都習慣用out of office message。這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。來看看以下一封郵件自動回覆信件內容:

“I’m taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to….. Thank you.”

(我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝)

這個訊息的問題是:

(1) 說了太私人的訊息,例如compensation leave (補休) 或 South Africa (南非) 這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。

(2) if it is urgent/non-urgent語意含糊,這it指的到底為何,讓人摸不着頭緒?

 

寫專業的out-of-office message其實不難,只要記這三個步驟:

第1步:禮貌招呼

– Thank you for your email. 謝謝來信。

– Thank you for your message. 謝謝你的訊息。

– You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件給Jason Wang。

 

第2步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦

– I am currently out of the office with limited access to email. 我目前不在,不方便使用郵件。

– I will be back on Nov. 25, 2015. Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO]. 我將於2015年11月25日回來。有急事請找陳小姐,她的郵件是[OOO]。

– Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.因國定假日我們公司今天不上班,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。

 

第3步:結尾(簡單的sign off

– Regards, (your name)

– Kind regards, (your name)

– Thank you for your message. Best regards, (your name)

 

*圖片來源: rawpixel
*資料來源:世界公民文化中心網站
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