（芙蓉10日讯）善用通讯科技与会员互动，会馆会务赶上e时代！

社交媒体的通讯发达，会馆几乎都设有面子书专页或群组，会馆理事成员内部联系也运用手机应用程式群组，也有社团开设会员群组，以达到快捷有效的传达讯息方式。

会馆举办比赛活动，为了方便参与者无需登门索取报名表格，越来越多会馆采用网上报名方式，只需指尖上完成报名手续，快捷又环保。

讨论开设Whats App群组

最近在有华团组织的会员大会，也讨论开设手机应用程WhatsApp群组的必要，以节省邮寄会务告的开销，例如森美兰永春会馆在会员大会寻求通过，让会员自由选择要影印版本或电子版本的会务报告，也将在手机应用程式群组发放电子版的会务报告，供会员下载。

此外，森美兰潮州会馆也在今年的会员大会通过，只邮寄开会通知书，欢迎会员到会馆自行索取会务报告。

无论如何，受访的社团领导反映，必须顾及并非所有会员都使用手机应用程式，因此不能完全采用电子化，传统邮寄方式仍需并行。

仍需邮寄通知书

尽管现在通讯方式已很方便，但会馆的通讯处不完善，还是需要使用邮寄的方式寄发大会通知书，与此同时，本会已计划通过“我是福建人”的活动，更新及整理会员资料。

本会目前拥有逾1700名会员，当中有些信件被弹回，这些无法寄发的信件因为通讯处未获更新，本会决定不再重复寄发，同时也会通过报章、面子书发布开大会的消息。

会馆内部已经设立手机应用程式群组，为符合社团注册局的标准，董事开会除了在群组先发出通知，依然有书信通知。

设手机群组

森州共有6间福建会馆，我们已成立森福建会馆联谊会，由本人担任主席，我们也设立了手机应用程式群组方便联系，每当有友会有庆典活动例如周年纪念，我们都会互相出席。

目前，森福建会馆以及青年团分别已在面子书开设专页，举凡会馆的动态，都会在面子书公告会员。

其他例如会员子女奖励金、本会每年举办的挥春比赛，已经连续 几年实行网上报名，结果今年的报名人数比以往多一倍，也更加系统化。

不再邮寄会务报告书

本会最近召开的会员大会已通过，在明年的大会召开前，会馆只邮寄开会通知书，至于会务报告书，将不会同时寄发。

会员若要领取会务报告书，可在大会召开前到会馆索取，在大会当天，也会准备会务报告供会员领取。

本会馆会员少于1000人，但如果联同通知书一同寄发会务报告，将增加邮寄费用，相对于若只寄发开会通知书，开销可减少；而且会馆处于市中心，会员前往会馆索取会务报告也很方便。

我们也通过手机应用程式WhatsApp，设立董事会三机构的群组，在召开董事会时，在群组发出通告，并于开会当天领取书面开会通知书。

此外，我们也开设会员公告板群组，在初设时加入160多名会员，每当会馆举办活动时，由执行秘书发布在群组，群组设定只供唯一的管理员，即执行秘书单向发布讯息，群组成员是无法发送讯息，避免群组讯息拥挤。

内部设立群组

为方便联系，会馆内部已设立几个群组，例如烹饪班、绘画班，在数个月前，也设立会员群组“资讯台”，以迅速分享及时的资讯。

目前资讯台有96个群组会员，会逐步的增加，分享的讯息包括下达总会讯息，例如海南大学免费升学名额机会、海南岛冬令营、夏令营开放报名。

至于通知会员大会，我们会通过传统方式及通过报章发布，毕竟不是所有会员都使用手机应用程式。

报导：戴美清