【智创脉动】防疫最重要  在家办公”好帮手” | 中國報 China Press
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    【智创脉动】防疫最重要  在家办公”好帮手”

    由于武汉肺炎(2019冠状病毒疾病)疫情严峻,至今未见明朗,而且日本、新加坡等国的疫情扩散,因此,不少企业公司纷纷响应国家号召,让员工在家远距办公,避免群聚感染的风险。对我国而言,为了防患于未然,个人或企业提前掌握一些好用的网络工具,一旦面对疫情爆发时,不至于坐困愁城。有了一些应用程式,也不是一件难事……

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    中国爆发武汉肺炎(2019冠状病毒疾病)疫情持续延烧,阿里巴巴旗下办公软体〈钉钉〉、腾讯的〈企业微信〉等,都成为中国民众常用的办公软体。

    据〈钉钉〉近日发布数据显示,中国有近千万家企业、约2亿人在家“云端办公”,许多是出于防控疫情,放弃到办公室工作,而选择网上办公。

    网上办公软体功能,多数包括签到、通知、电话会议、视讯会议等功能。武汉肺炎发生后,〈钉钉〉还创建“健康打卡”功能,公司可要求员工每天汇报身体和体温情况。


    业内人士指出,云端办公软体一般要具备三大功能,即时通讯、文件协作、人员及任务管理。在实际使用中,这些软体还能根据企业的个性化需求,加入外挂程式,也能一键增加新功能。

    此次疫情发生后,〈钉钉〉和〈企业微信〉不约而同增加了健康状况统计小外挂程式,可定时推送并收集健康状况表;〈企业微信〉还为疫情升级“紧急通知”功能。

    随着远距办公软体的功能越来越成熟及便利,未来趋势已势不可挡,虽然疫情肆虐,但通过这次疫情能够体验到一边,一边为减少病毒传播做贡献,也未尝不是好事。


    U会议
    远距简报 云端视讯

    此次2019冠状病毒传染途径,主要为近距离飞沫传染,除了以戴口罩、勤洗手、用酒精消毒之外,在家工作也是建议的防疫方式。

    首先要介绍的是,台湾多媒体领导厂商讯连科技宣布,旗下云端视讯会议软体〈U会议〉(U Messenger,Meeting,Webinar),提供用家免费下载使用,协助在家工作者透过视讯会议,远距离沟通。

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    〈U会议〉可运行在Windows、Mac、iOS、Android的个人电脑和流动装置上,进行高品质的云端视讯会议。它获得美国权威媒体MSN.com选为“2020年最佳网络视讯会议软体”。

    至于〈U会议〉桌面分享功能,可在视讯会议中分享简报、报表等画面,更可透过虚拟镭射笔、白板等方式互动。除了方便进行多人、多点视讯会议之外,也可让行销、业务人员毋需出门,和客户做远距离简报。

    此外,年后转职潮面试需求也增加,内建的虚拟会议室功能,可让使用者透过Chrome浏览器开启会议连结,免安装软体即可加入视讯会议,进行视讯面试。

    针对在家工作者的沟通需求,官方网站还提供〈U会议〉免费版本,可提供30分钟、多达25人同时加入会议。

    还有对企业员工训练的需求,也提供〈U简报〉直播服务,让企业使用云端直播方式,取代实体研讨会、面对面教育训练等实体活动。

    Teambition
    参与抗疫 升级专业版

    作为阿里旗下的项目协同工具,〈Teambition〉也同样宣布,在2月1日至5月1日期间,企业版App将不限人数免费试用,参与抗击疫情的机构、企业等,可升级至企业专业版。

    与一般网上沟通工具不同,〈Teambition〉聚焦于围绕“事项”的远程协同能力,例如项目协同、任务协同等。这次开放涉及到的功能,包括项目管理、任务协同、日程同步、文档协作、知识共享、数据统计等。

     

    Zoom Cloud Meetings
    免费40分钟 会议可录影

    〈Zoom Cloud Meetings〉为10人以内的视讯会议,提供免费服务,虽然有40分钟的时间限制,但对一般会议还算足够,而且免费版也保持快速、清晰的影音高品质,像会议荧幕共享、电子白板、文字即时通、会议录影等进阶功能,全都可以在免费版中使用。

    用家只要利用现有可以上网的设备,就可进行会议商讨。它提供多种平台,如手机、平板电脑及个人电脑等,都可相容加入会议。

    参与会议的人一切免费,且不需注册任何账号。当然,会议主持人也可以设定必须有会议室号码及密码,以便控制可参加开会的人数。

    另外,内建会议录影功能,只要取得会议主持人的授权,简单一个按键,就可以把会议过程录影储存。

     

     

    WPS Office
    文档利器 随时随地查阅

    〈WPS Office〉是处理文档的一大利器,包含WPS文字、WPS表格、WPS演示三大功能模组,可以实现办公软体最常用的文字、表格、演示等多种功能。

    同时,系统覆盖Windows、Android、iOS等多个平台,具有记忆体占用低、执行速度快、体积小巧、强大外挂平台支援、免费提供海量网上储存空间及文件模板,并具备支援阅读和输出PDF档案、全面相容微软众多格式的优势。

    另外,内置强大的云端办公功能,可以将文档自动同步,并让用家随时随地查阅,而文档加密技术对文档的安全,也提供强大的保障。

     

     

    GitMind
    网上心智图 让多人协作

    一款能够思考事情时化繁为简,直接掌握问题本质的网上心智图软体--GitMind,提供了几种不同风格的心智图,用家可以自由变换配色、线条样式。同时,也可在树状图、组织图、鱼骨图等不同范本之间,快速切换。

    另外支援多人协同编辑、多主题和模板,可插入图片、链接等内容,功能与介面简化,比传统心智图软体更容易操作,让工作内容在精辟概要下完美呈现。

    在操作上并不复杂,支援自动整理布局功能,用家可以排列各种心仪的思维导图,也可通过全荧幕模式、大纲视图查看心智图。另外,还支援多人云端协作编辑,可汇出图片、PDF、TXT文本。

     


    Slack
    集中各工具 办公减干扰

    〈Slack〉虽然是一套协同办公软体,却巧妙结合了群聊功能、众多工具App集成、文件整合及搜索功能,凭着强大的整合,可让用家在沟通和协作需求上,集中在单一平台上完成。

    另外,内建通知功能,设计非常周全,目的是减少干扰,让用家不错过重要讯息,同时能专注在自己工作上。例如,你可直接关闭所有通知,只开放提到自己或某个关键字,有关讯息的推送通知就会优先显现。

    在搜寻功能方面,除了关键字搜寻,还能帮助用家找到以往与特定成员间的对话内容,或文件档案资料;另外附加了许多常用的主流服务,例如Google日历、Evernote等,省掉打开其它服务平台的时间。

     

     

    文图整理:李毓康

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