开会是公司最基本、必要的活动,让各组、各部门在讨论过程中,促进共同目标的达成,也有助于团队凝聚力。但是,多数的会议不会100%按照原定计划进行,总会有许多突发状况。作为会议主持人,要如何解决这些棘手问题?
状况1:报告人滔滔不绝?
在会议上安排计时人员,请他在报告时间结束前5分钟发出提醒。如果过了规定的发言时间,请坚定且有礼地打断报告人。对于言不及义的人,也可以这么做。
状况2:讨论内容离题?
会议一开始先说清楚议程、讲明白会议的目标。同时,在每个议题结束时,做个简短的总结,有助于让会议聚焦。一旦议题岔开,可以说“你的看法很有意思,可以另外安排一个会议讨论。”让会议导入正轨。
状况3:有人爱打断别人的话?
如果是针对报告内容作出事实的纠正,插话是可以被接受;如果不是,你可以告诉对方,“等听完报告后再发表你的意见?”
状况4:与会者发生争执?
意见不合、双方僵持不下是常有的事,只邀请必要的人参加会议即可,或人数维持在10人以内,避免人越多冲突越大。若出现争执场面,马上转移注意力,让其他与会者提建议,改变双方针锋相对的氛围。
状况5:某人不停跟邻座聊天?
把这个人的注意力转回到目前讨论的议题上,比如问他:“你对xx的建议有什么想法?”
状况6:有人会议保持沉默?
创造一个开放、免于批评的环境,并且提问大家的意见,让容易紧张的人有说话机会。还有,尽可能让最资深的同事最后一个发言,以免资浅者选择噤声。