简报是工作中常见的沟通工具,在报告当下是否能让与会者理解想要传达的信息,往往需要精准的表达和投影片的视觉引导。这个道理大家都懂,但在实际执行时,却遇到各种问题和挑战,这或许是忽略了以下3个重要的关键。
关键1:简报前做好充足准备
在有限时间内做出简报,很容易出现问题。比如,因为准备不足,草率上场,全程只顾着念投影片,给与会者留下极差的简报体验。简报的成败取决于与会者,报告前,除了要把握报告主题,更要了解与会者的背景和需求。
关键2:快速凸显简报重点
确保简报重点一目了然很重要,不要什么资料都放进投影片,也不要用多种颜色文字。从版面设计到表达路线,需事先规划好,让“与会者需要看到什么”,而且要非常简洁明了,重点放对位置或调整字体大小,能快速帮助正确理解简报内容。
关键3:预先为可能的失误做准备
平板电脑、投影机或样品突然有故障,这些失误在所难免,如果能预先准备好应对策略,或许能避免出现更严重的错误。举例,担心设备故障,事先把档案备份至云端,或备有额外的平板电脑;至于样品故障,可带备多个,以防万一,同时展现负责的态度。