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轻松写出专业out of office message
很多专业人士特别是在外商工作的人，离开办公室一段时间，像请假或休假之类的，都习惯用out of office message。这样的message原来是专业体贴的一种表现，但如果犯了些小错误，反而会留下坏印象。来看看以下一封邮件自动回覆信件内容：
“I’m taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to….. Thank you.”
（我正在休假，要去南非，如果有急事可联络我秘书，如果不那么急就把邮件传到我另一个信箱。谢谢）
这个讯息的问题是：
(1) 说了太私人的讯息，例如compensation leave (补休) 或 South Africa (南非) 这类与公事无关的事不需要在邮件中透露。
(2) if it is urgent/non-urgent语意含糊，这it指的到底为何，让人摸不着头绪?
写专业的out-of-office message其实不难，只要记这三个步骤：
第１步：礼貌招呼
– Thank you for your email. 谢谢来信。
– Thank you for your message. 谢谢你的讯息。
– You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件给Jason Wang。
第２步：告知不在，何时回来，有急事怎么办
– I am currently out of the office with limited access to email. 我目前不在，不方便使用邮件。
– I will be back on Nov. 25, 2015. Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO]. 我将于2015年11月25日回来。有急事请找陈小姐，她的邮件是[OOO]。
– Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible. 因国定假日我们公司今天不上班，我明天进办公室会尽快回覆您的讯息。
第３步：结尾（简单的sign off）
– Regards, (your name)
– Kind regards, (your name)
– Thank you for your message. Best regards, (your name)
*图片来源: rawpixel
*资料来源：世界公民文化中心网站
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